O czym trzeba wiedzieć,kiedy jesteś organizatorem konferencji i marzysz, żeby odniosła ona sukces?

Konferencje są to wyjazdy większej ilości ludzi, podczas których omawia się dany temat. Mogą być one prasowe, naukowe, biznesowe. Każda z nich wymaga różnego rodzaju przygotowania i organizacji. Co jest ważne przy zorganizowaniu rzeczywiście porządnej konferencji?
Warszawa, Łódź, Kraków. Każde z tych miast organizuje konferencje o różnorodnej tematyce. I to właśnie jest priorytetem.

Restauracja Anatewka w Manufakturze

Autor: Elroy Serrao
Źródło: http://www.flickr.com

Przede wszystkim należy zastanowić się w jakim celu się ją przygotowuje i czy jest właściwie potrzebna? Należy wypisać cele, które po odbyciu się konferencji będzie można zmierzyć i poddać sprawdzeniu. W następnej kolejności należy ustalić kosztorys, który przeznaczy się na zorganizowanie konferencji. Powinien on obejmować wydatki stałe, które nie powinny ulec zwiększeniu i wydatki zmienne, które mogą się zmienić wraz ze wzrostem osób w niej uczestniczących.

Nie można zapomnieć o budżecie awaryjnym, który użyjemy w razie wystąpienia nieplanowanych problemów. Gdy przemyślimy jużkwestię finansową powinniśmy zająć się szukaniem odpowiedniego miejsca, gdzie konferencja będzie trwać. Zadanie to obejmuje równocześnie określenie dokładnego terminu i godzin spotkania oraz osobiste obejrzenie ewentualnego miejsca. Kolejny krok to kwestie logistyczne. Pamiętaj, że uczestnicy mogą zamieszkiwać Łódź, czy Wrocław podczas, kiedy spotkanie organizowane jest w Warszawie. Następny etap to zapewnić wyżywienie gościom, najlepiej w dobrej restauracji .

restauracja

Autor: Kimberly Vardeman
Źródło: http://www.flickr.com

Trzeba zapewnić im zakwaterowanie i rozpocząć się w propozycjach dojazdu do miejsca docelowego. Następnym punktem są sprawy związane z wyżywieniem. Restauracja to świetne miejsce na zorganizowanie kolacji dla organizatorów lub uczestników (anatewka-manufaktura.pl). Pod warunkiem, że liczba osób nie jest zbyt duża. Istnieje jednak pewne rozwiązanie. Sprawdź, czy wybrana przez ciebie restauracja organizuje catering, który dostarczy na miejsce, w którym odbywa się konferencja. Wtedy też kwestię napojów oraz posiłków w trakcie trwania spotkania mamy z głowy.

Pozytywna realizacja każdego z wyżej wspomnianych kroków to gwarancja sukcesu twojej konferencji. Każdy z nich jest tak samo istotny, ponieważ treści merytoryczne stanowią jedynie część przygotowań. To, jak zaplanujesz wszystko logistycznie i jak przypadnie to do gustu uczestnikom zapewni ci większe zainteresowanie przy organizacji następnych przedsięwzięć.